Cobranza

Fig. Módulo Cobranza

Dentro de este módulo podrá llevar un control de las facturas que tiene pendientes que le paguen o que se manejen a crédito, además de poder registrar el pago de estas. También podrá llevar el historial de pagos que le han realizado sus clientes de las facturas que maneja a crédito en la opción de Reporte de Pagos.

Menú

Facturas Sin Cobrar

En esta sección usted puede verificar los adeudos de sus Clientes llevando un control de las Facturas que aún no le han sido pagadas o en su defecto consultar la cantidad que se adeuda de la misma. Este control usted lo puede llevar desde que crea una nueva factura ya que en el apartado de Datos del pago usted puede clasificarla como CFDI Pagado o CFDI por Pagar, en ésta última con la opción de poner alguna cantidad a cuenta de la misma si es que ya recibió una parte del pago.

Al ingresar al apartado de Facturas sin Pagar usted podrá visualizar una pantalla muy similar a la de Consulta de Facturas porque en esta sección usted tiene también la opción de realizar una búsqueda de acuerdo a los mismos criterios:

• Por Fecha
• Por Cliente
• Por Serie
• Por Folio

También en este reporte podrá visualizar algunos registros en color rojo, estos indican que la fecha de pago ha vencido, y en la columna días se muestra en números negativos los días que pasaron después de la fecha de vencimiento.

Fig. Facturas sin Pagar

Visualizar Factura Sin Cobrar

Para visualizar una Factura antes de pagarla es necesario dar un clic sobre el icono de la lupa que se encuentra del lado izquierdo, inmediatamente le abrirá la factura para que pueda asegurarse que es la factura correcta a pagar.

Fig. Pago de Factura

Registro de Cobro

Si desea registrar el pago de una factura es necesario dar un clic sobre el icono del lápiz color verde que se encuentra del lado izquierdo, para que aparezca una nueva ventana donde ingresará la Forma de pago, la fecha de pago y el pago, en el caso de pagar con una moneda diferente a la que se registro la factura, registrar la moneda y el tipo de cambio, y posteriormente pulsar el botón Guardar, para registrar el pago de la factura.

Fig. Pago de Factura

Agregar un pago a varias facturas

La opción de registro de pago se actualizó, ahora puede agregar varias facturas a un pago, por ejemplo si su cliente debe 3 facturas que suman un total de $12 000.00 y su cliente le paga $10 000.00, el pago cubre 2 facturas y parte de la tercera, quedando un adeudo de $2000.00 de la última factura.

A continuación el proceso:

Para agregar más de una factura al pago, de un clic sobre el botón Agregar factura, posteriormente se mostrará una ventana con todas las facturas pendientes de pago de este cliente, selecciona la casilla de las facturas que vaya a agregar y posteriormente da clic en el botón de agregar facturas.

Pago de Factura(s)

Facturas Pendientes del Cliente

Pago de Factura(s)

En la parte derecha de cada registro se muestra un icono en color rojo que servirá para borrar el registro de una factura. Para terminar con el proceso de registro de pago de un clic en el botón y se registrará el pago de la(s) factura(s) seleccionada(s).

Registro de pago de factura emitida en dólares, con pago recibido en pesos

Para registrar un pago recibido en pesos de una factura que se emitió en dólares, en el campo de PAGO se debe registrar el monto pagado en moneda pesos (MXN), en el campo MONEDA se registra MXN que es la moneda con la que se pagó. En el campo MONEDA ORIGINAL se queda registrada la moneda de la factura USD.

Para registrar el TIPO DE CAMBIO se debe colocar el equivalente del PESO MXN a la moneda del USD. El proceso es el siguiente:

• Calcular el tipo de cambio con el que se pagó la factura, esto se hace dividiendo el importe en DÓLARES entre el importe pagado en PESOS, por ejemplo $800.00 (USD) entre $15,700.00 (MXN) = 0.050968 y este será el dato que se colocara en el campo TIPO DE CAMBIO.

En el sistema se realizó la actualización colocando el campo "Tipo de cambio MXN", donde el sistema hace el cálculo antes mencionado de forma automática, solo debe registrar el importe pagado en pesos en el campo PAGO, seleccionar la moneda MXN y el tipo de cambio en dólares para que el sistema realice el cálculo.

En el campo FECHA de pago se colocará el día que le pagaron utilizando el icono del calendario. Por último se colocará la forma que le pagaron en el campo FORMA DE PAGO.

Fig.Tipo de cambio

Modificar la Fecha de Vencimiento

En el reporte de Facturas sin Pagar se encuentra la fecha de vencimiento, este campo lo puede editar, dando doble clic sobre la celda de la fecha de vencimiento que desea modificar, al hacerlo se habilitara el icono del calendario para elegir una nueva fecha.

Fig. Cambiar fecha de vencimiento

Menú

Complemento Pagos

El complemento de pago aplica en las facturas donde se utilizó la opción PPD - Pago en Parcialidades o diferido de lo contrario no podrá aplicar un complemento de pago, ya que la opción PUE - Pago en una sola exhibición se utiliza cuando el pago fue de contado.

Para poder realizar el complemento de pago, primero tiene que registrar el pago desde la opción Facturas Sin Cobrar que se encuentra en la carpeta COBRANZA, después de realizar el registro ingrese a la opción complemento de pagos que se encuentra en la misma carpeta y encontrará los pagos registrados y que contienen el método de pago PPD - Pago en parcialidades o diferido, de lo contrario no se mostrarán en el reporte.

Fig. Complemento de Pago

El botón verde con el signo es para generar el complemento de pago donde al dar clic se mostrará una ventana como la que se muestra a continuación:

Fig. Complemento de Pago

CAMPOS OBLIGATORIOS

• REGIMEN FISCAL EMISOR Y RECEPTOR
• RAZÓN SOCIAL (Este campo corresponde al cliente, se puede modificar en caso de ser necesario)
• Pago (esta información no se puede editar, en caso de estar mal, es necesario eliminar el pago)
• Código postal (Si el cliente actualizo su domicilio, es necesario actualizarlo en la información del cliente y en el formato del complemento de pago)
• Forma de pago
• Moneda
• Fecha de pago
• Objeto de impuestos (Se debe colocar el mismo que generó la factura)

Objeto de impuestos complemento de pago

CAMPOS OPCIONALES

• Tipo de cambio (aplica cuando se realiza el pago en una moneda diferente a MXN)
• No. de operación
• Cta. Beneficiaria
• RFC Banco Cta. Beneficiaria
• Nombre del banco Cta Ordenante
• Cta Ordenante
• RFC del banco Cta Ordenante.

Después de haber llenado los campos necesarios de clic en el botón que viene en la parte inferior izquierda

Una vez que se ha realizado el timbrado de su complemento de pago, el registro de su cobro tendrá un icono de una hoja con una flecha roja apuntando hacia abajo , al dar clic sobre ella se abrirá el resumen de su complemento donde podrá imprimir el documento y enviarlo por correo electrónico.

Fig. Complemento de Pago

Facturas relacionadas con el cobro

Del lado izquierdo de cada registro de cobro se muestra el icono de una lupa, este tiene la función de mostrar la(s) factura(s) relacionada(s) con el cobro, ya que un cobro puede estar relacionado con 1 o muchas facturas, como se muestra a continuación. Esta acción se explica en Agregar un cobro con varias Facturas

Fig. Información de Cobro

Cancelar Complemento de Pago SIN RELACION

Esta opción aplica cuando solo se va a realizar la cancelación de un complemento de pago que fue aplicado a una factura a la que no se debía aplicar.

Para cancelar un complemento de pago, ingrese a la carpeta de cobranza y da clic en CFDI PAGOS. Posteriormente da clic en el icono rojo con el signo menos del complemento que desea cancelar, el sistema le indicará el nombre de la empresa o persona a la que pertenece el complemento, elija el motivo de cancelación, en este caso seleccione 02 Documento emitido con errores SIN relación, puede agregar una nota de cancelación esta es para control interno, por último confirme que desea cancelar el complemento dando clic en el botón CANCELAR CFDI.

Cancelar complemento de una factura equivocada

Después de realizar este proceso, el registro del pago se quedará en complemento de pagos. Es recomendable eliminar el cobro desde reporte de cobros ubicado en la carpeta cobranza para que la factura este disponible en Facturas sin cobrar y poder registrar el pago con los datos correctos cuando se necesite.

Eliminar cobro

Cancelar complemento y sustituir

Para realizar la cancelación del complemento de pago utilizando el motivo de cancelación 01, es necesario primero DESASOCIAR el pago del complemento de pago, para posteriormente realizar el complemento de pago correcto relacionando el folio del complemento que se quiere cancelar.

Proceso de cancelación con el motivo 01 Documento emitido con errores con relación.

Para realizar este proceso en el sistema, primero debe ingresar a la opción "COMPL PAGOS 2.0" busque el complemento de pago que requiere cancelar, después tiene que DESASOCIAR el pago dando clic en el botón rojo con el signo menos del lado derecho, y confirmar la DESASOCIACIÓN.

Al realizarlo el pago quedará libre, esto lo sabrá porque aparecerá el icono para que realice el complemento de pago, al dar clic en el botón aparecerá el formato del complemento de pago y podrá realizar la corrección de Fecha de pago, forma de pago, datos bancarios.

Realizar correcciones, relacionar complemento de pago a sustituir y timbrar

NOTA: En caso de querer cancelar su complemento de pago por el importe, porque faltaron o sobraron facturas por relacionar, tendrá que eliminar el pago después de DESASOCIAR para volver hacer el registro de pago correcto desde FACTURAS SIN COBRAR. El pago lo elimina desde Reporte de cobros

Ahora ingrese a CFDI pagos para realizar la cancelación del complemento de pago, utilizando el botón rojo con el signo menos. En la ventana que se muestra se indica el complemento que se quiere cancelar, posteriormente se solicita el motivo de cancelación, para este caso seleccione 01 "Documento emitido con errores con relación"

Cancelar complemento con erro relacionando el complemento correcto

CFDIs Pagos

Para consultar los complementos de pago realizados, ingrese a la opción CFDIs Pagos y nos mostrará en pantalla los complementos que se han realizado en el sistema, donde si requiere ver la información completa del complemento de clic sobre el icono para abrir la vista general del complemento.

Fig. CFDIs Pagos

Fig. Vista general Recibo Electrónico Pago(REP)

Reporte de Cobros

Acceso: Cuentas X Cobrar -> Reporte de Cobros

En esta sección usted podrá hacer un reporte de las facturas que han sido pagadas o de la cantidad que se ha abonado a la misma, usted puede crear su propio reporte usando los campos de texto que se encuentran en la parte superior, puede consultar las facturas pagadas entre un Rango de Fechas, Serie, Folio, Razón social o RFC.

En este reporte aparecen todas las facturas que han sido pagadas o de las que se ha abonado alguna cantidad.

En la primera columna se muestra el ID que asigna el sistema al pago, la segunda y tercer columna muestra la Serie y el Folio de la factura, también podrá visualizar el RFC y Razón social de la factura que se está pagando, por último visualizará la Fecha en que se realizó el pago, el tipo de pago (EFECTIVO, CHEQUE, TRANSFERENCIA, ETC.) y el pago que se realizó.

Fig. Reporte de Pago de Facturas

En caso de haber relacionado un pago con varias facturas, podrá ver el detalle de las facturas que cubre el pago dando clic en el icono de la lupa que se muestra del lado izquierdo de la columna ID.

Fig. Facturas relacionadas con un pago

Menú

Buscador

Buscar por Fecha

SIF permite hacer un reporte mediante una búsqueda por Rango de Fechas, al hacer clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de los campos de fecha, se desplegará un calendario en donde usted puede elegir las fechas de las que desea visualizar la información. En el primer campo se debe especificar una fecha inicial y el segundo campo la fecha final, se debe tener en cuenta que la fecha que considera el sistema en esta sección, es la fecha en la que fue pagada la factura, mas no la fecha en la que se emitió la misma. Para realizar la búsqueda haga clic sobre el botón .

Fig. Buscar Pagos por Fecha

Menú

Buscar por Cliente

La factura puede ser buscada por el nombre del Cliente, no es necesario escribir todo el nombre pero entre mas completo sea el dato el sistema le proporcionará registros más exactos, si escribe una parte del nombre el sistema le mostrará todos los registros que coincidan con las palabras clave que usted escribió. Ya que se han escrito los criterios de búsqueda haga clic sobre el botón

Fig. Buscar Pagos por Cliente

Menú

Borrar Registro

El sistema le permite borrar el registro de un pago, para realizar el borrado, dé un clic sobre el botón de la equis en color rojo que se muestra del lado derecho del registro de pago, posteriormente se mostrara una ventana notificándole que eliminara el pago de su cliente, seleccione el botón para confirmar que desea eliminar el pago.

Fig. Borrar Registro

Menú

Exportar Reporte a Excel

Dentro del reporte de pagos se encuentra la opción de , esta opción se encuentra en la parte inferior izquierda de su reporte. La exportación a Excel la podrá realizar a partir de los criterios de búsqueda: Fecha Inicial y Final, Serie, Folio, Razón Social o RFC.

Fig. Exportar a Excel

El documento de Excel que obtendrá le mostrará el ID del pago, RFC, Razon Social, Fecha del Pago, Tipo de Pago, No. de cuenta, No de póliza, Folio, Cantidad, el Pago realizado. Si un pago está relacionado con varias facturas se mostraran los folios en la parte de abajo del registro junto con los totales de cada factura. Fig.

Fig. Reporte de Pagos Excel

Menú

Concentrado de Cobros

En esta sección usted puede consultar todo lo que ha comprado un cliente desde sus inicios o incluso puede hacer un reporte que solo contemple cierto periodo de tiempo. Al igual que en la sección anterior, en esta usted puede crear sus propios reportes a partir de la Fecha Inicial y Final, Serie, Razón social o RFC. La información que el sistema le mostrará en este apartado es la Razón Social de Cliente, RFC, la suma del IVA de todo lo que ha adquirido, suma de los Subtotales y suma de los Totales de todas sus compras.

Fig. Concentrado de Cobros

Menú

Buscador

Buscar por Fecha

SIF permite hacer un reporte mediante una búsqueda por Rango de de Fechas, al hacer clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de los campos de fecha, se desplegará un calendario en donde usted puede elegir las fechas de las que desea visualizar la información. En el primer campo se debe especificar una fecha inicial y en el segundo campo la fecha final, se debe tener en cuenta que la fecha que considera el sistema en esta sección, es la fecha en la que fue pagada la factura, mas no la fecha en la que se emitió la misma. Para realizar la búsqueda haga clic sobre el botón

Fig. Buscar Concentrado de Clientes por Fecha

Menú

Buscar por Cliente

La factura puede ser buscada por el nombre del Cliente o RFC, no es necesario escribir todo el nombre pero entre mas completo sea el dato el sistema le proporcionará registros más exactos, si escribe una parte del nombre el sistema le mostrará todos los registros que coincidan con las palabras clave que usted escribió. Ya que se han escrito los criterios de búsqueda haga clic sobre el botón

Fig. Buscar Concentrado de Clientes por Nombre del Cliente

Menú

Imprimir Reporte

Ya que ha hecho su reporte a partir de la búsqueda de de las facturas o incluso si desea imprimir todas las facturas que aparecen en esta sección debe hacer clic en el botón que se encuentra en la parte inferior de la ventana y el sistema le mostrará el reporte en formato PDF, en donde tiene la opción de imprimir su información si hace clic sobre el icono

Fig. Reporte de Concentrado de Clientes

Fig. Imprimir Reporte de Concentrado de Clientes

Menú

Gráfica cobrado

Esta gráfica se basa en el Reporte de Cobros que se han realizado de las facturas que se tienen pendientes por cobrar. En la parte superior derecha encontrará un menú desplegable donde puede seleccionar el año que se realizaron los cobros y posteriormente dar clic sobre el botón Generar para obtener el resultado de ese año.

Fig. Gráfica Cobrado