Cotización

Crear cotización

En esta opción podrá realizar el llenado de una cotización que requiera su cliente, o utilizarla como PREFACTURA para que sea revisada. Cuando sea aprobada, podrá realizar la factura utilizando el botón FACTURAR para timbrar la factura.

El proceso de llenado de este formato comienza con el campo FECHA DE VENCIMIENTO, donde deberá ingresar una fecha límite para que sea aprobada la cotización o prefactura. Utilice el icono del calendario.

Figura 1. Fecha de vencimiento de la cotización

Ahora dé clic sobre el icono de la lupa del apartado CLIENTE, para que el sistema le muestre la ventana que contiene los registros de sus clientes.

Figura 2. Selección de cliente desde la lupa

Para agregar las partidas a su cotización, utilice el botón CONCEPTO NUEVO para habilitar los campos y poder ingresar la información de acuerdo con el nombre de las columnas. Después de ingresar sus conceptos correctamente, en la parte inferior derecha se muestran los cálculos.

Figura 3. Detalle de conceptos en la cotización.

Por último, se muestra el apartado OTROS DATOS, que contiene campos opcionales para el llenado de la cotización, como NOTA, No. de proveedor, Orden de compra y condiciones.

Debajo del apartado OTROS DATOS se encuentra DATOS DEL COMPROBANTE, donde podrá configurar la moneda y el método de pago de la cotización.

En el campo MONEDA podrá seleccionar la moneda que utilizará, ya sea moneda local o extranjera. En caso de seleccionar una moneda extranjera, deberá ingresar el TIPO DE CAMBIO en el campo correspondiente, ubicado del lado derecho.

Debajo del campo MONEDA encontrará el apartado MÉTODO DE PAGO, donde podrá seleccionar si el pago será realizado en una sola exhibición o mediante pago en parcialidades o diferido.

En caso de seleccionar Pago en una sola exhibición, podrá seleccionar la Forma de Pago en el campo ubicado del lado derecho.

Figura 4. Sección de otros datos y configuración del comprobante.

Al terminar el llenado de la cotización, dé clic en el botón GUARDAR y le aparecerá la siguiente pantalla. En ella podrá imprimir el documento con el botón PDF, enviarlo por correo con el botón EMAIL, utilizar el botón REHACER para copiar la cotización consultada y, por último, utilizar el botón FACTURAR, que al presionarlo lo llevará al formato de crear factura para timbrar la cotización.

Figura 5. Resumen de la cotización con datos del cliente y totales.

Figura 6. Vista del presupuesto generado en formato PDF

Consultar cotización

En este reporte encontrará las cotizaciones realizadas. Los registros que se muestran en rojo y con el estatus CANCELADA indican que la fecha de vencimiento de la cotización se ha cumplido.

Figura 1. Consulta de cotizaciones desde el menú Ventas.

Este reporte cuenta con los filtros de búsqueda CANTIDAD, FECHA INI, FECHA FIN, SERIE, FOLIO Y RFC o RAZÓN SOCIAL. Al realizar la búsqueda podrá exportar la información a un Reporte de EXCEL.

Figura 2. Reporte de Excel

Cotizaciones Facturadas

En este reporte podrá consultar las cotizaciones que fueron aprobadas y posteriormente convertidas en factura.

Aquí se muestran únicamente las cotizaciones que ya fueron timbradas como CFDI, permitiendo consultar la información principal de la factura generada.

Figura 1. Reporte de cotizaciones facturadas.

El reporte muestra las siguinetes columnas:

• Serie

• Folio

• Estatus

• Fecha

• Razón Social

• RFC

• Total

• Moneda

Las columnas ID, Versión, Id Cliente e IVA son utilizadas internamente por el sistema y no se muestran al usuario.